Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach nie miała litości dla urzędników gminy Konopiska. RIO wykryło, że urzędnicy nieprawidłowo przeprowadzili kontrolę sprawozdania finansowego złożonego przez GLKS LOT Konopiska. To doprowadziło do zwrotu części otrzymanej dotacji przez LOT i złożenie korekty do sprawozdania.

Szczegóły poniżej.

PAWEŁ GĄSIORSKI

W 2020 r. nieprawidłowo przeprowadzono kontrolę sprawozdania końcowego z wykonania przez Gminny Ludowy Klub Sportowy „LOT” Konopiska zadania publicznego w dziedzinie kultury fizycznej i sportu oraz wykorzystania dotacji w kwocie 130.594,24 zł na realizację tego zadania przyznanej zgodnie z umową nr 3/2019 zawartą w dniu 5 marca 2019 r.

Powyższym naruszono art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2019 r. poz. 668 z późn. zm.), w myśl którego organizacje pozarządowe przyjmując zlecenie realizacji zadania publicznego zobowiązują się do wykonania zadania publicznego w zakresie i na zasadach określonych w umowie odpowiednio o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego. Zgodnie z art. 251 ust. 4 ustawy z dnia 27 stycznia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.), wykorzystanie dotacji następuje w szczególności przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona, albo, w przypadku gdy odrębne przepisy stanowią o sposobie udzielenia i rozliczenia dotacji, wykorzystanie następuje przez realizację celów wskazanych w tych przepisach.

Z ostatecznej wersji sprawozdania złożonego przez ww. klub sportowy w dniu 27 maja 2020 r. wynikało, iż w stanowiącym część składową sprawozdania „Zestawieniu faktur (rachunków) związanych z realizacją zadania” dokonano podziału jedynie na Koszty merytoryczne oraz Koszty obsługi zadania publicznego.

Ponadto, nie przypisano poszczególnych numerów faktur do numeru działania zgodnie z harmonogramem/numerem pozycji zgodnie z rozliczeniem wydatków, tj. wyodrębniając Koszty merytoryczne w podziale na: 1. Wynagrodzenie trenerów drużyny seniorów, 2. Wynagrodzenie trenerów grup młodzieżowych, 3. Opłaty sędziowskie związków sportowych, 4. Opłaty licencyjne, 5. Zakup sprzętu sportowego, 6. Zakup art. spożywczych, wody mineralnej, wyżywienia podczas wyjazdów, 7. Transport zawodników i dokumentów do OZPN, 8. Zakup leków i leczenie zawodników; w zakresie Kosztów obsługi zadania publicznego w podziale na: 1. Obsługa finansowa, 2. Obsługa medyczna, 3. Drukowanie plakatów, zakup pucharów, dyplomów, upominków, 4. Konserwacja boiska i aeracja obiektu, zakup nawozów i wapna, gospodarz, modernizacja oświetlenia klubu, naprawa pomieszczeń klubu, wywóz nieczystości; 5. Zakup środków utrzymania czystości w klubie i na obiektach sportowych.

Powyższe naruszało załącznik nr 5 „Wzór. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego, do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r.w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. 2016 poz. 1300). Zgodnie ze wzorem ustalonym ww. załącznikiem, część 5 sprawozdania „Zestawienie faktur (rachunków) związanych z realizacją zadania publicznego” powinna zawierać m. in. numery dokumentu księgowego oraz numery działania zgodnie z harmonogramem/ numer pozycji zgodnie z rozliczeniem wydatków.

W myśl § 2 rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań z dnia 24 października 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) do zadań publicznych realizowanych w trybie konkursu ofert ogłoszonego do dnia 1 marca 2019 r. stosuje się przepisy dotychczasowe. Zatem do sprawozdania z realizacji niniejszego zadania publicznego zastosowanie miały przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. 2016 r., poz. 1300).

Z Rozliczenia wydatków poniesionych w roku 2019 stanowiącego część składową Sprawozdania z wykonania zadania publicznego wynikało również, że ww. Klub Sportowy faktycznie poniósł wydatki w innych kwotach niż wydatki wynikające z zestawienia rachunków/faktur. Przedmiotowe sprawozdanie przyjęto bez uwag, a przyznaną dotację rozliczono, mimo iż, wykazane w rozliczeniu wydatków rodzaje kosztów nie pokrywały się ze zliczonymi wysokościami kosztów wynikającymi z zestawienia rachunków/faktur. W zestawieniu rachunku/faktur nie uszczegółowiono, której pozycji Rozliczenia wydatków dana faktura odpowiada.

Zasadność poniesienia wydatku na „kurs szkoleniowy trenera” (poz. 82 zestawienia faktur, koszt całkowity 1.230,00 zł, w tym z dotacji 880,00 zł), nie wynikała ani z Rozliczenia wydatków sprawozdania z wykonania zadania publicznego, ani z Kalkulacji kosztów załączonej do umowy nr 3/2019 z dnia 5 marca 2019 r. zawartej pomiędzy Gminą Konopiska, reprezentowaną przez p. Jerzego Żurka, Wójta Gminy Konopiska, a GLKS „LOT”, jak również pkt 4 załącznika do zarządzenia Nr 6/2019 Wójta Gminy Konopiska z dnia 8 stycznia 2019 r. w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadań w dziedzinie kultury fizycznej i sportu w 2019 r.

Zgodnie z pkt 4 ww. zarządzenia koszty pokrywane z dotacji to: koszty bezpośrednie: zakup materiałów i usług związanych z organizacją imprez, zakup niezbędnego sprzętu sportowego, zakup strojów sportowych i obuwia, zakup nagród rzeczowych, dyplomów, pucharów, transport na zawody, zgrupowania i imprezy sportowe, noclegi podczas wyjazdów na zawody i zgrupowania sportowe, opłaty sędziowskie, wynajem obiektów oraz urządzeń sportowych i rekreacyjnych, wynagrodzenia trenerów, instruktorów, obsługa medyczna, ubezpieczenie uczestników i imprez sportowych, obsługa techniczna, opłaty licencyjne i startowe, zakup niezbędnych materiałów i usług, miedzy innymi środki i artykuły do utrzymania terenu i bazy sportowej paliwo (do kosiarek), woda, napoje, środki chemiczne, wapno, środki doraźnej pomocy medycznej, usługi poligraficzne, usługi fotograficzne oraz koszty pośrednie: (do 30% wartości udzielonej dotacji ogółem): wyżywienie podczas wyjazdów na zawody i zgrupowania sportowe, wyżywienie podczas organizowanych imprez sportowych, obsługa księgowa i organizacyjno-administracyjna, opłaty pocztowe, skarbowe, administracyjne, bankowe, itp., zakup niezbędnych materiałów i urządzeń biurowych, zakup części, naprawa, sprzętów biurowych, sportowych, delegacje związane z organizacją. Za prawidłowe uznano również rozliczenie wydatków poniesionych na „środki czystości”, podczas gdy z Kalkulacji kosztów załączonej do umowy wynika, iż nie stanowią one „Kosztów merytorycznych”, lecz jedną z pozycji Kosztów obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne.

W dniu 12 marca 2020 r. GLKS „LOT” Konopiska dokonał zwrotu niewykorzystanej dotacji w wysokości 2.026,42 zł oraz zapłaty odsetek za nieterminowy zwrot dotacji w wysokości 27,59 zł.

W złożonych wyjaśnieniach pracownik merytoryczny Urzędu Gminy w Konopiskach poinformował o konieczności skontaktowania się w Zarządem GLKS „LOT”, ponownego przeanalizowania dokumentów źródłowych w celu kontroli i weryfikacji kosztów faktycznie poniesionych przez wskazany klub sportowy oraz prawdopodobnej konieczności złożenia korekty sprawozdania za 2019 r. przez GLKS „LOT” w Konopiskach. Po zakończeniu kontroli inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach, pismem nr Os.524.1.2021 z dnia 29 marca 2021 r., Wójt Gminy Konopiskach zwrócił się do Prezesa Gminnego Ludowego Klubu Sportowego „LOT” w Konopiskach z prośbą o niezwłoczne złożenie korekty sprawozdania i ustosunkowanie się do zarzutów i pytań, jakie pojawiły się w trakcie kontroli.

Zadania związane ze sprawami z zakresu zlecania organizacjom pozarządowym realizacji zadań publicznych na zasadach określonych w ustawie (program współpracy, konkursy, umowy, sprawozdania) należały do specjalisty ds. oświaty i organizacji pozarządowych Urzędu Gminy w Konopiskach.

Wniosek nr 13
Zapewnić prawidłowe rozliczanie dotacji przekazywanych z budżetu Gminy Konopiska, stosownie do art. 16 ust. 1, ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r., poz. 1057 z późn. zm.), postanowień rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) oraz art. 251 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 305) oraz wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Gminy Konopiska w ww. zakresie, mając na uwadze art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 305).