1 lipca 2026 r. weszły w życie zmiany, które upraszczają sposób przekazywania dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Sposób składania tych dokumentów zależy od tego, kto jest płatnikiem zasiłku – ZUS czy pracodawca – płatnik składek.

– Zasiłek z ubezpieczenia chorobowego opłacają ci płatnicy składek, którzy zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20 osób (z wyjątkiem osób uprawnionych do zasiłku za okres po ustaniu ubezpieczenia). Oni również ustalają prawo do zasiłku i jego wysokość. Jeżeli płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób, prawo do zasiłku ustala ZUS, który również wypłaca to świadczenie – przypomina Beata Kopczyńska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie śląskim.

Jeżeli zasiłek wypłaca płatnik składek, to ubezpieczony składa dokumenty bezpośrednio do niego w formie papierowej lub elektronicznej. Płatnik na tej podstawie ustala prawo do zasiłku i jego wysokość.

Wniosek można złożyć w postaci:
• papierowej – tak jak dotychczas, w zwykłej formie pisemnej z własnoręcznym podpisem,
• elektronicznej, np. za pośrednictwem wewnętrznych systemów funkcjonujących u płatnika składek, jak poczta elektroniczna czy system kadrowo-płacowy, albo jako skan dokumentu.

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, to ubezpieczony składa wniosek do ZUS w:
• postaci papierowej (jak dotychczas w zwykłej formie pisemnej z własnoręcznym podpisem),
• formie dokumentu elektronicznego na PUE/ eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych (wniosek powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS).

Jeśli pracownik złoży wniosek (np. o zasiłek opiekuńczy) do pracodawcy, który nie wypłaca zasiłku, to wypłatą ma zająć się ZUS. Wówczas płatnik składek ma 7 dni na przekazanie kompletnej dokumentacji do Zakładu. Może to zrobić tradycyjnie lub elektronicznie, np. dołączając skan wniosku pracownika jako załącznik w portalu eZUS.

– Co ważne, wnioski oraz dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku, które płatnik składek przekaże do ZUS w formie dokumentu elektronicznego (czyli np. przez portal eZUS), będą uznawane za tak samo ważne i skutecznie prawnie, jakby były złożone papierowo i podpisane własnoręcznie przez osobę ubezpieczoną – wyjaśnia rzeczniczka.