Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach wykryła kolejne nieprawidłowości w ewidencjonowaniu w księgach rachunkowych urzędu.

Szczegóły poniżej.

PAWEŁ GĄSIORSKI

W latach 2019 – 2020 zaniechano bieżącego ewidencjonowania w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Konopiska zmian w stanie środków trwałych na koncie 011 „Środki trwałe” związanych z podziałem, sprzedażą, zamianą i nabyciem nieruchomości gminnych. Naruszono tym art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395 z późn. zm.).

Zgodnie z przytoczonymi przepisami, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Księgi uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań. Naruszono tym również zasady funkcjonowania konta 011 określone w załączniku nr 3 do:
– obowiązującego od dnia 1 stycznia 2018 r. rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r., poz. 1911 z późn. zm.),
– rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289 z późn. zm.).

Było to również niezgodne z zasadami określonymi w planie kont wprowadzonym zarządzeniem Nr 134/2019 Wójta Gminy Konopiska z dnia 31 grudnia 2019 r. ze zm., oraz poprzednio obwiązującym w tym zakresie zarządzeniu Nr 93/2013 Wójta Gminy Konopiska z dnia 4 grudnia 201 3 r. ze zm.

Powyższe dotyczyło:
– dziewięciu działek zbytych w 2019 r. o łącznej wartości księgowej 33.132,94 zł, które zdjęto z ewidencji środków trwałych z konta 011, z opóźnieniem wynoszącym od 10 do 20 miesięcy po dniu zawarcia umowy przeniesienia własności nieruchomości. Nieruchomości wyksięgowano na podstawie pisma sporządzonego przez Specjalistę ds. Gospodarki Mieniem Komunalnym z dnia 29.09.2020 r. i przekazanego w dniu 30 września 2020 r. (dokument nr 266/9/2020),
– jednej umowy zamiany działki gminnej nr 2404/8 o pow. 2.1980 ha o wartości księgowej 65.944,00 zł, na działki nabyte od Gminy przez osoby fizyczne na podstawie aktu notarialnego z dnia 22 października 2019 r. (wartość nabytych działek 1.077.900,00 zł).

Operacje gospodarcze związane z zamianą nieruchomości ujęto w ewidencji z datą 30 września 2020 r. (dokument nr 266/9/2020),
– jednej działki o nr 26/26 o wartości księgowej 96.520,00 zł, zbytej w 2019 r. na podstawie aktu notarialnego z dnia 2 lipca 2019 r., wyksięgowanej z ewidencji środków trwałych w dniu 30 czerwca 2020 r. na podstawie warunkowej umowy sprzedaży z dnia 5 czerwca 2020 r., zamiast po zawarciu umowy przeniesienia własności z dnia 2 lipca 2020 r. (dokument nr Gn.6840.11.2020 ),
– ujęcia zmian w ewidencji środków trwałych dotyczących podziału działek gminnych na podstawie:
· decyzji z 29 maja 2017 r. i decyzji z 2 lipca 2018 r. w dniu 30 września 2020 r. (dokument nr 266/9/2020),
· decyzji z 16 września 2019 r., w dniu 30 czerwca 2020 r. (dokument GN 6840.11.2020).

W konsekwencji ww. operacji sprzedaży/nabycia nie wykazano w bilansie jednostki Urzędu Gminy Konopiska sporządzonym według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. Dokonując weryfikacji konta 011 – 0 – „Grunty” wg stanu na 31 grudnia 2019 r. nie stwierdzono w tym zakresie różnic inwentaryzacyjnych. Dane do bilansu Urzędu Gminy Konopiska wg. stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. przygotowali pracownicy Referatu Finansów. Bilans Urzędu podpisali: p. Jadwiga Janik – Skarbnik Gminy Konopiska oraz p. Iwona Lisek – Zastępca Wójta Gminy Konopiska.

Zgodnie z obowiązującą Instrukcją obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy Konopiska, wprowadzoną zarządzeniem Nr 135/2019 Wójta Gminy Konopiska z dnia 31 grudnia 2019 r., w przypadku dokumentów ruchu środków trwałych należy bezwzględnie przestrzegać terminowości obiegu dokumentów, w taki sposób aby przekazanie do zaksięgowania dokumentów dotyczących zdarzeń, które wystąpiły w danym miesiącu nastąpiło nie później niż do piątego dnia miesiąca następnego. Za terminowość obiegu dokumentów dyscyplinarnie odpowiadają pracownicy właściwi dla danego etapu obiegu.

Przyczyną ww. nieprawidłowości, był brak przekazania przez pracownika ds. gospodarki nieruchomościami do Referatu Finansów prawidłowej informacji dotyczącej danego zdarzenia gospodarczego w zakresie zmian środków trwałych.

Ponadto, w informacji o stanie mienia za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r., wykazano dane dotyczące wartości gruntów ujętych w ewidencji księgowej wg. stanu na dzień 31 grudnia 2019 r., gdzie nie ujęto opisanych powyżej zmian w stanie środków trwałych, natomiast w części dotyczącej zmian w stanie mienia, wykazano także zbycia/nabycia i zamiany faktycznie dokonane w 2019 r., które ujęte zostały w ewidencji księgowej dopiero w czerwcu i wrześniu 2020 r.

Zgodnie z art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 z późn. zm.), informacja o stanie mienia jednostki samorządu terytorialnego zawiera m.in. dane dotyczące przysługujących jednostce praw własności, jak również dane o zmianach w stanie mienia komunalnego, w zakresie określonym w lit. a i b, od dnia złożenia poprzedniej informacji.

Zadania związane z przygotowaniem nieruchomości do sprzedaży, sprzedażą nieruchomości, przekazywaniem danych w tym zakresie do księgowości oraz przygotowaniem danych do Informacji o stanie mienia należały do obowiązków pracownika zatrudnionego do czerwca 2020 r. na samodzielnym stanowisku ds. Gospodarki Nieruchomościami. Pracownik podlegał bezpośrednio p. Jerzemu Żurkowi – Wójtowi Gminy Konopiska.

Prowadzenie ewidencji środków trwałych należało do obowiązków pracowników Referatu Finansów. Nadzór w tym zakresie sprawowała p. Jadwiga Janik – Skarbnik Gminy Konopiska.

Nieprawidłowości w zakresie braku bieżącego ujmowania operacji związanych z nabyciem i zbyciem nieruchomości Gminy Konopiska, stwierdzono również w trakcie poprzedniej kontroli, co znalazło odzwierciedlenie w wystąpieniu pokontrolnym Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach, Znak: WK-610/15/4/17 z dnia 1 sierpnia 2017 r.

Wniosek nr 11
Wzmocnić nadzór nad pracownikami Urzędu Gminy Konopiska w zakresie terminowego przekazywania informacji o zmianach w stanie środków trwałych oraz bieżącego ujmowania tych zmian w księgach rachunkowych, celem zapewnienia prezentacji tych danych w sprawozdaniu finansowym jednostki Urzędu Gminy oraz prawidłowego sporządzania informacji o stanie mienia, stosownie art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 5 pkt 1, art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r., poz. 217 ze zm.), art. 267 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 305), oraz zasad funkcjonowania konta 011 określonych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r., poz. 342) oraz w zakładowym planie kont ustalonym zarządzeniem Nr 134/2019 Wójta Gminy Konopiska z dnia 31 grudnia 2019 r. ze zm., mając na uwadze art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305).